Smartere forvaltning i støpeskjeen

Nå skal Østfold fylkeskommune bli smartere, jobbe smartere og tilby smartere tjenester. Tusenkronersspørsmålet er "Hvordan?"

Fylkesrådmann Anne Skau - Klikk for stort bildeFylkesrådmann Anne Skau

Hele ledersjiktet i Østfold fylkeskommune har nå satt hverandre stevne for å se hvordan man ikke bare kan bli smartere, men også framstå som det i både ord, gjerning og tjenestetilbud. Det hele er et ledd i en organisasjonsutvikling som skjer fortløpende, og hele tiden.

Det er med andre ord ikke noen start- og sluttdato – her er det snakk om måter å tenke på og måter å jobbe på, og de bør for skams skyld ikke spikres.

– Bakgrunnen for denne endringen ligger dels i tiden, delt i rammevilkårene som omgir oss. Det er strammere tider, og vi må se hvordan vi kan få mest ut av pengene våre. Da må vi benytte oss av de mulighetene som teknologien og samfunnsutviklingen gir oss, sier Anne Skau.

– Framtiden kommer raskere enn vi tror. Da skal vi være forberedt, for denne framtiden byr også på store muligheter for Østfold-samfunnet. Det grønne skiftet legger føringer for hvordan vi agerer, hvordan vi planlegger og bygger. Da tenker jeg på nybygg og rehabilitering, blant annet av St. Olav vgs. Her tar vi nye tenkemåter og nye løsninger i bruk, blant annet intelligent strømstyring.

– Ved å ta dette med i betraktningene allerede under planleggingen, vil vi få bygg som er smarte i seg selv. Tankene om den smarte fylkeskommunen handler om hvordan vi løser små og store oppgaver gjennom å bruke ny teknologi, digitalisere, gjøre klimavennlige valg, velge fremtidsrettede og innovative løsninger, sier fylkesrådmann Anne Skau.

Bakteppet er en blanding av samfunnsutvikling, verdensomspennende klimaavtaler, vår egen fylkesplan og egne fylkestingsvedtak. Vi skal bruke dette til å finne gode løsninger, men ikke bare tekniske løsninger. Eksemplet med St. Olav handler også om hvordan vi kan utvikle en god og fremtidsrettet skole for god læring inn i fremtiden, sier hun.

Foreløpig er det i programmet for den smarte fylkeskommunen pekt ut fem hovedområder:

  • Smart læring
  • Smarte bygg
  • Smart forvaltning
  • Smart mobilitet
  • Smart lederutvikling

Intervjuer

Ingen endringer uten forundersøkelser, og med ønsket om brukermedvirkning, var det i og for seg naturlig at noen tok tempen på fylkeskommunen for å undersøke ståa og hvor skapet står nå. Valget falt på PA Consulting, som etter intervjurunder og spørreskjemaer kom med gode anbefalinger som vil bli vurdert i det videre arbeidet.  

Oslo kommune deltok på ledersamlingen med nyttige erfaringer og gode tips. Oslo har vært gjennom en omfattende digitalisering de siste årene. Felles for alle som har vært gjennom digitaliseringsprosesser er klare anbefalinger om hvor viktig det er å involvere brukere i utviklingsprosesser.

– Vi skal se hva brukerne trenger, og rigge systemene etter det, ikke hvordan vi synes det skulle være. Det er brukerne av våre tjenester som avgjør om vi treffer riktig, og hvordan de opplever oss som definerer om det vi gjør er en suksess, sier fylkesrådmannen.

– Bruk alle

– Det er viktig å trekke veksler på alle deler av organisasjonen, ikke bare oss seniorer eller følge linja. Det finnes mange yngre krefter som tenker annerledes enn oss. Jeg tror også det vil være smart, som det ble sagt under samlingen tirsdag, å bruke våre 11000 elever når vi skal utforme tilbudene våre. Brukermedvirkning er uhyre viktig, og her har vi et unikt knippe brukere, sier Jostein Haug, samferdselssjef og deltaker i fylkeskommunens "smart-gruppe".

Veien videre

Et klart råd fra gruppa som har sett på mandatet for "Smart fylkeskommune", er å ansette en prosjektleder til å koordinere det hele. Det skjer i løpet av høsten. Videre arbeid må skje i et tett samspill i organisasjonen, på alle plan og i alle fylkeskommunale virksomheter og avdelinger.

Ledersamling for en smartere fylkeskommune - Klikk for stort bildeLedersamling for en smartere fylkeskommune