Gjør mest mulig av innkjøpene før 15. november

Det er ønskelig at omfanget av fakturaer begrenses i overgangsfasen til Viken fylkeskommune ved årsskiftet.
– Vi ber alle enheter og virksomheter så langt som mulig å foreta nødvendige innkjøp før 15. november, eller vurdere å utsette innkjøp til januar 2020, sier Grethe Hjelle, innplassert avdelingsdirektør økonomi i Viken fylkeskommune.

Klikk for stort bilde Jarle Nyttingnes, Akershus fylkeskommune   

Hensikten er å redusere omfanget av fakturaer rundt årsskiftet 2019/2020. Faktura som mottas i årsskiftet vil skape merarbeid akkurat i denne fasen fram til Viken fylkeskommune er etablert. 

– For å gjøre overgangen til Viken enklere anmoder vi om at nødvendige innkjøp planlegges og gjennomføres før 15. november. Dette gjelder i utgangspunktet for alle varer og tjenester, men det er viktig å understreke at dette skal ikke være til hinder for at fylkeskommunene utfører sine oppgaver, sier Grethe Hjelle.

– Dersom det oppstår nye behov for innkjøp senere enn 15. november ber vi om å vurdere utsettelse av innkjøpet til januar, sier Hjelle.

Viken forventes å håndtere nærmere 20.000 faktura hver måned. Faktura som mottas i årsskiftet må i enkelte tilfeller anordnes, og dette må gjøres manuelt på grunn av bytte av økonomisystem. Faktura mottatt i gammelt økonomisystem må også håndteres der, samtidig som ansatte skal håndtere nye faktura i Vikens nye økonomisystem Visma, som innføres fra 1. januar 2020.

Ledere må vurdere og planlegge bestillinger innenfor egne budsjettrammer. Ubrukte midler som følge av utsatte innkjøp overføres til 2020 i forbindelse med behandlingen av regnskapssakene for 2019.